【社内通訳になるには】初めて社内通訳を頼まれたら?まず確認しておきたいこと4つ

社内通訳

この記事はアフィリエイト案件を含みます

通訳未経験でも、「あの人は英語ができるらしい」という噂が社内で広まると、通訳をやってほしいと頼まれることがあるかもしれません。

えみぞう
えみぞう

英語を使うチャンス!とはいえ、初めての社内通訳だと、まずどんなことに気を付ければいいの?と悩むことがあるかもしれませんね。

わたしは社内通訳をはじめ、仕事で20年以上英語を使用してきてました。

その経験のなかで、会議をスムーズに進めるために確認しておきたいことを伝えたいと思います。

えみぞう
えみぞう

小さなことばかりですが、確認するとしないとでは大きく違ってきますよ!

この記事の信頼性
筆者紹介
筆者紹介
  • TOEIC975点
  • アメリカとカナダの帰国子女
  • 社内通訳・翻訳歴20年以上
  • 海外ドラマや映画から、英語学習に役立つ英語表現を発信しています。

今回は

海外からの来客のため、社内の人から突然通訳をやってくれないかと頼まれた場合、あらかじめ確認しておきたいこと

をお伝えしていきます。

えみぞう
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それではいってみましょう。

社内の人間が本来の業務のほかに通訳を担当する場合、外注されたプロの通訳と異なるのは「通訳だけやればいい」という立場ではいられないことが多いという点です。

通訳を引き受けた時点で、たとえば

会議自体のファシリテーション

お客様のアテンド(案内やお世話もろもろ)

会食への同伴

など、通訳以外の対応も期待されていることがあります。

えみぞう
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海外からのお客さんに不慣れな会社や部署の場合、みんな忙しくて

「きっとあの人が全部やってくれるだろう」

勝手に期待されてしまうこと、意外と多いんです

自分の業務範囲を事前に明確にしておきましょう。

  • 担当する業務は通訳のみでよいか
  • 来客のアテンド等はほかに担当者がいるのか
  • 会議のファシリテーターは誰か

などを担当者に聞いておきましょう。

特に、通訳だけやればいいのと、アテンドや会議のファシリテーションまで期待されている場合とでは業務量が大きく違ってきます

確認しておくと当日の動きがスムーズになるので、担当者に聞いておきましょう。

初めて社内通訳を頼まれたら?まず確認しておきたいこと②事前に読んでおいたほうが良い資料はあるか

次に通訳する内容にかかわる部分で確認しておきたいことです。

会議当日に関する情報はできるだけたくさん集めておいたほうが良いです!

  • 当日配布する資料
  • 当日使用するスライド
  • 当日の参加者の名前と役職
  • 先方とのメールのやりとりなど

また、事前にもらっていた資料であっても、当日直前になって内容が更新される場合もありますよね。

えみぞう
えみぞう

通訳は会議の直接の参加者ではないので、うっかり存在を忘れられてしまうことが少なくありません(泣)。

もらった資料や当日のアジェンダに変更がないかを会議の主催者に確認しておくとあわてずに済みます。

  • 専門的な単語の英訳リスト
  • 会議の参加者の名前と役職(できれば顔写真も)
  • おおまかなアジェンダ

といったものが事前に用意できると安心ですよね。

えみぞう
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たとえば役職でいえば、「部長」はDepartment Managerで統一するのか?ほかの表現のほうがしっくりくるか?

など、確認しておきたいところです。

初めて社内通訳を頼まれたら?まず確認しておきたいこと③交代要員はいるか

通訳は非常に集中力を必要とする業務です。

えみぞう
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一時間もやると集中力を保つのは難しくなってきます。

そして、通訳の依頼をしてくる人は、通訳がどれぐらい負荷の高い業務なのかを知らないことがあります。

プロの同時通訳の場合、品質の高い通訳をおこなうために一つの会議に対して二人の通訳が出席し、15分交代で担当することもあります

えみぞう
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このことから、どれほど負荷のかかる作業かがわかるでしょう。

たとえば半日かかる会議の通訳をずっと一人で担当して!といわれた場合、集中力に特別自信があるのでなければ、交代要員がいるかどうかは必ず確認しましょう

手配ができないと言われた場合は、

一人で担当しなくてはならない場合は、集中力を保つために一時間ごとに休憩をとりたいです」

など、自分の希望を伝えることが大事です。

1日だけならまだ頑張れるかもしれません。

でも1週間にわたって会議をおこなう場合など、すべて自分で対応するのはほぼ不可能なぐらい疲れる業務です。

えみぞう
えみぞう

通訳業務をよく知らない人にも、どれぐらい大変な業務かをわかってもらえるよう、言葉を尽くして説明する必要があることも…。

初めて社内通訳を頼まれたら?まず確認しておきたいこと④会議の日時の確認

time difference

電話会議やテレビ会議をおこなう場合相手との時差を踏まえた会議の日時を確認しておくとよいです。

当たり前のことのようですが、業務が忙しくなってくると、時差や先方の祝日については意外と忘れがちです。

えみぞう
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例えばアメリカだと国内でも時差があります。

アメリカの東海岸から参加する人と西海岸から参加する人、それに日本から参加する人がいる場合、三者が無理なく参加できる会議の時間は限られてきます。

また国によってはサマータイムがあり、季節によって時差が一時間前後するときがあるので、あわせて確認しましょう

また先方の国の祝日や、会議の参加者の休暇予定も確認しておくとよいかもしれません。

私が社内通訳を依頼されたとき、当日どれだけ待っても相手が電話会議に参加せず、問い合わせてみたら相手は休暇中で不在だったということがありました…。

えみぞう
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休暇中のため、こちらの会議依頼のメール自体見ていなかったそうです。

クリスマス、イースター、サマーバケーション等、日本にはない祝日や大型休暇があり、その期間は一切メールを見ないという人もいます。

特にイースターは固定された日にちではなく毎年変わるので、欧米圏の担当者とやりとりする場合は確認することをおすすめします

欧米ではバケーションで二週間ほど音信不通になる人もたくさんいるので、念頭に置いておくとよいでしょう。

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初めて社内通訳を頼まれたら?まず確認しておきたいことまとめ

  • 自分の業務範囲
  • 事前に読む資料
  • 交代要員はいるか
  • 会議の日時

通訳未経験でも、念入りに確認をしておくことで当日ベストパフォーマンスを発揮できる自信が持てるようになってくると思います。

えみぞう
えみぞう

もし外資系への就職を考えているなら、自分の英語力をILR Scaleで測っておくといつか役に立つかもしれません。知らない人はこちらの記事も参照してみてね。

えみぞう
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