この記事はアフィリエイト案件を含みます
通訳未経験でも、「あの人は英語ができるらしい」という噂が社内で広まると、通訳をやってほしいと頼まれることがあるかもしれません。
英語を使うチャンス！とはいえ、初めての社内通訳だと、まずどんなことに気を付ければいいの？と悩むことがあるかもしれませんね。
わたしは社内通訳をはじめ、仕事で20年以上英語を使用してきてました。
その経験のなかで、会議をスムーズに進めるために確認しておきたいことを伝えたいと思います。
小さなことばかりですが、確認するとしないとでは大きく違ってきますよ！
- TOEIC975点
- アメリカとカナダの帰国子女
- 社内通訳・翻訳歴20年以上
- 海外ドラマや映画から、英語学習に役立つ英語表現を発信しています。
今回は
海外からの来客のため、社内の人から突然通訳をやってくれないかと頼まれた場合、確認しておくとスムーズだったこと
をお伝えしていきます。
それではいってみましょう。
- 初めて社内通訳を頼まれたら？まず確認しておきたいこと①自分の業務範囲
- 初めて社内通訳を頼まれたら？まず確認しておきたいこと②事前に読んでおいたほうが良い資料はあるか
- 初めて社内通訳を頼まれたら？まず確認しておきたいこと③交代要員はいるか
- 初めて社内通訳を頼まれたら？まず確認しておきたいこと④会議の日時の確認
- 初めて社内通訳を頼まれたら？まず確認しておきたいこと⑤会議室の確保数と予約時間
- 【社内通訳になるには】初めて社内通訳を頼まれたら？⑥ダイエタリーリクエストを聞いておく
- 【社内通訳になるには】初めて社内通訳を頼まれたら？⑦アイスブレイクのネタを用意しておく
- 【社内通訳になるには】初めて社内通訳を頼まれたら？⑧社内ツアーをできるようにしておく
- 【社内通訳になるには】初めて社内通訳を頼まれたら？⑨会社周辺の、食品サンプルや写真入りメニューがある店をおさえておく
- 初めて社内通訳を頼まれたら？まず確認しておきたいことまとめ
初めて社内通訳を頼まれたら？まず確認しておきたいこと①自分の業務範囲
社内の人間が本来の業務のほかに通訳を担当する場合、外注されたプロの通訳と異なるのは「通訳だけやればいい」という立場ではいられないことが多いという点です。
通訳を引き受けた時点で、たとえば
・会議自体のファシリテーション
・お客様のアテンド（案内やお世話もろもろ）
・会食への同伴
など、通訳以外の対応も（無意識に）期待されていることがあります。
海外からのお客さんに不慣れな会社や部署の場合、みんな忙しくて
「きっとあの人が全部やってくれるだろう」
と勝手に期待されてしまうこと、意外と多いんです…
自分の業務範囲を事前に明確にしておきましょう。
- 担当する業務は通訳のみでよいか
- 来客のアテンド等はほかに担当者がいるのか
- 会議のファシリテーターは誰か
などを担当者に聞いておきましょう。
特に、通訳だけやればいいのと、アテンドや会議のファシリテーションまで期待されている場合とでは業務量が大きく違ってきます。
確認しておくと当日の動きがスムーズになるので、担当者に聞いておきましょう。
初めて社内通訳を頼まれたら？まず確認しておきたいこと②事前に読んでおいたほうが良い資料はあるか
次に通訳する内容にかかわる部分で確認しておきたいことです。
会議当日に関する情報はできるだけたくさん集めておいたほうが良いです！
- 当日配布する資料
- 当日使用するスライド
- 当日の参加者の名前と役職
- 先方とのメールのやりとりなど
また、事前にもらっていた資料であっても、当日直前になって内容が更新される場合もありますよね。
通訳は会議の直接の参加者ではないので、うっかり存在を忘れられてしまうことが少なくありません（泣）。
もらった資料や当日のアジェンダに変更がないかを会議の主催者に確認しておくとあわてずに済みます。
- 専門的な単語の英訳リスト
- 会議の参加者の名前と役職（できれば顔写真も）
- おおまかなアジェンダ
といったものが事前に用意できると安心ですよね。
たとえば役職でいえば、「部長」はDepartment Managerで統一するのか？ほかの表現のほうがしっくりくるか？
など、確認しておきたいところです。
未経験から通訳をする際、ペンやノートなど、何を用意すればいい？と悩んでいる場合はこちらも参考にどうぞ
初めて社内通訳を頼まれたら？まず確認しておきたいこと③交代要員はいるか
通訳は非常に集中力を必要とする業務です。
一時間もやると集中力を保つのは難しくなってきます。
そして、通訳の依頼をしてくる人は、通訳がどれぐらい負荷の高い業務なのかを知らないことがあります。
プロの同時通訳の場合、品質の高い通訳をおこなうために一つの会議に対して二人の通訳が出席し、15分交代で担当することもあります。
このことから、どれほど負荷のかかる作業かがわかるでしょう。
たとえば半日かかる会議の通訳をずっと一人で担当して！といわれた場合、集中力に特別自信があるのでなければ、交代要員がいるかどうかは必ず確認しましょう。
手配ができないと言われた場合は、
「一人で担当しなくてはならない場合は、集中力を保つために一時間ごとに休憩をとりたいです」
など、自分の希望を伝えることが大事です。
1日だけならまだ頑張れるかもしれません。
でも1週間にわたって会議をおこなう場合など、すべて自分で対応するのはほぼ不可能なぐらい疲れる業務です。
通訳業務をよく知らない人にも、どれぐらい大変な業務かをわかってもらえるよう、言葉を尽くして説明する必要があることも…。
初めて社内通訳を頼まれたら？まず確認しておきたいこと④会議の日時の確認
電話会議やテレビ会議をおこなう場合、相手との時差を踏まえた会議の日時を確認しておくとよいです。
当たり前のことのようですが、業務が忙しくなってくると、時差や先方の祝日については意外と忘れがちです。
例えばアメリカだと国内でも時差があります。
アメリカの東海岸から参加する人と西海岸から参加する人、それに日本から参加する人がいる場合、三者が無理なく参加できる会議の時間は限られてきます。
また国によってはサマータイムがあり、季節によって時差が一時間前後するときがあるので、あわせて確認しましょう。
また先方の国の祝日や、会議の参加者の休暇予定も確認しておくとよいかもしれません。
私が社内通訳を依頼されたとき、当日どれだけ待っても相手が電話会議に参加せず、問い合わせてみたら相手は休暇中で不在だったということがありました…。
休暇中のため、こちらの会議依頼のメール自体見ていなかったそうです。
クリスマス、イースター、サマーバケーション等、日本にはない祝日や大型休暇があり、その期間は一切メールを見ないという人もいます。
特にイースターは固定された日にちではなく毎年変わるので、欧米圏の担当者とやりとりする場合は確認することをおすすめします。
欧米ではバケーションで二週間ほど音信不通になる人もたくさんいるので、念頭に置いておくとよいでしょう。
初めて社内通訳を頼まれたら？まず確認しておきたいこと⑤会議室の確保数と予約時間
地味に困ったのがこれです！
海外の来客を招いての会議は数日間にわたることが多いです。
そしてその日程は予定どおりに進まないことが多く、当日前後になって会議室の確保をするのが大変なことがありました。
その場合、最初の会議はA会議室で、その次は部屋をうつってB会議室、午後からはC会議室…
と目まぐるしく部屋を代わることになり、
そのたびに荷物を持って移動しなくてはならなかったのでますます時間が押してしまうことに…
会議室を余らせておける余裕のある会社ならいいのですが…。
会議室の予約がぎっしり詰まっており、少しでも時間が押すとすかさず会議室を出ることを催促される職場もありますよね。
また、来客専用の休憩室兼荷物を置ける部屋として、会議をおこなうのとは別に小さな会議室を押さえておく必要が出てきたこともありました。
会議通訳をするときに「こんなものを用意しておくといいよ」ということを記事にしています。ペンやノートの選び方なども。
もし外資系への就職を考えているなら、自分の英語力をILR Scaleで測っておくといつか役に立つかもしれません。知らない人はこちらの記事も参照してみてね。
もちろん、最後に自分を守ってくれるのは英語力！英会話の実力はつねに磨いておきましょう。
もし英語力にイマイチ自信が持てない…という場合や、
英語はできるんだけど訳出するまでに時間がかかってしまってスピードが遅いと感じる…
という場合は、メソッドを用いたトレーニングがおすすめです。
QQ Englishなどで学べるカランメソッドや、English Bellで教えているDMEメソッドは、いったん日本語に変換するのではなく頭のなかで直接英語で考えられるようにしていきます。
先生がかなり早めのスピードで次々に出す質問に答えていくうちに、しぜんと英語脳が作られていく感覚を味わえます。
とてもスピードが速いので、いったん日本語に変換して考えている暇がないんです。
訳出のスピードアップに効果的なので、通訳スピードに不安がある人には一度受けてみてほしいトレーニングです。
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【社内通訳になるには】初めて社内通訳を頼まれたら？⑥ダイエタリーリクエストを聞いておく
お客さんの来日中は、一緒に食事をすることも多いでしょう。
通訳がいないと会話が進まないので、必然的にあちこちでランチやディナーをご一緒することに…
タダでおいしいご飯が食べられて、英語の勉強もできる！と割り切って同伴していました。
その際、確認しておくとよいのが先方のダイエタリーリクエストです。
ダイエタリーリクエストというのは
食事制限があるかどうか
ということです。
宗教上の理由から特定の食材は食べられないという人もいますし、海外は日本よりもベジタリアンの人が多い印象でした。
徹底したベジタリアンの人だと魚介系の出汁がNGだったりするので、
「和食が食べたい」
というリクエストに応じて和食屋さんに連れて行っても
「かつおで出汁をとっているの？食べられません！」
ということになってしまいます。
和食は意外とベジタリアンNGメニュー多いんですよね。
また、アレルギーで乳製品を受け付けない人などもいます。
それだけ制約があるなら事前に教えてほしかった…と思わないでもありませんが(笑)
ただこういうのってお客さん側からは言い出しづらいものなので、ホスト側からたずねるのが適切なマナーかもしれません。
事前に聞いておくと当日慌てなくてすみますし、お店にメニューのリクエストをしておく余裕も生まれるので、来日前に確認しておくことをおすすめします。
【社内通訳になるには】初めて社内通訳を頼まれたら？⑦アイスブレイクのネタを用意しておく
英語ができる人が少ない会社の場合、いざ海外からのお客さんが来社して対面しても、
「ハーイ！」
とそれぞれが挨拶したあと、言葉が出てこず間が持たなくて変な沈黙が続く…というときがありました。
その際、アイスブレイクを手伝ってあげるとあとで感謝されることが多かったです！
「時差ぼけはありませんか (Do you have any jet-lags?)」
「飛行機は快適でしたか (How was your flight?)」
「日本の天気はどうですか（How do you find the weather in Japan?）」
といったことを聞いていくうちに、お互いの緊張もほぐれてくるのを感じました。
やりがいはとても大きいです！
ただ、気がついたら通訳だけでなく会議参加者全員のお世話係と化していた…なんてこともあるので、自分のキャパシティも考えて、可能な範囲で対応しましょう
【社内通訳になるには】初めて社内通訳を頼まれたら？⑧社内ツアーをできるようにしておく
海外から来日されたお客さんとは、数日間にわたって会議をすることが多いです。
そのため社内にいる時間が長いのと、自社のことを知ってもらうのを兼ねて、
「よかったら社内を案内しますよ (I would like to give you a quick tour of the office)」
と伝えて簡単に社内ツアーをしていました。
- お手洗い
- 自動販売機
- 喫煙場所（必要なら）
- 社員食堂
- 最寄りのコンビニ
- 関係者のデスクの場所
などを簡単に案内をしていました。
会議に参加する人のデスクの場所も教えておくと、来客者が迷子になってしまった場合や、社内の人間をつかまえたいときに便利です。
何か困ったことがあって担当者を探しているときに安心だし、デスクに置いてあるものなどはその人の個性が出るので、話のネタにもなっていました。
【社内通訳になるには】初めて社内通訳を頼まれたら？⑨会社周辺の、食品サンプルや写真入りメニューがある店をおさえておく
社内通訳は会議の合間の食事や、仕事が終わったあとの接待への同伴を依頼されることも多いです。
どんなお店に行くかについてはちゃんと決まっている場合もあれば、担当者が忙しすぎてそこまで気が回っていない場合も多々あります。
その場合はお店選びを手伝ってあげると喜ばれますが、
・食品サンプルが展示してある店
・メニューに料理の写真が載っている店
を選んでいました。
一番の理由としてはどんな料理か一目でわかることと、料理の内容をいちいち通訳しなくて済むからです。
また日本の食品サンプルの精巧さは海外で有名なので、見て喜ばれるということもありました。
どれもちょっとしたことですが、会議を成功させる一助になると思います。
会議通訳をするときに準備するペンやノートなどについても、「こんなものを用意しておくといいよ」ということを記事にしています。
もちろん英語の実力は日々みがきましょう！
英語力に不安がある人は、リーズナブルに学べて実力をしっかりつけられる、QQ Englishなどのオンライン英会話スクールがおすすめです。
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もし外資系への就職を考えているなら、自分の英語力をILR Scaleで測っておくといつか役に立つかもしれません。知らない人はこちらを参照してみてね。
初めて社内通訳を頼まれたら？まず確認しておきたいことまとめ
念入りに確認をしておくことで当日ベストパフォーマンスを発揮できる自信が持てるようになってくると思います。
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