【完全保存版】海外とのオンライン会議で時差トラブルを防ぐ！基本知識・便利ツール・マナーまで徹底解説

本記事はPR案件を含みます

「あれ？相手が来ない…」「会議が1時間ずれてた！」
海外とのオンライン会議で、そんな時差ミスを経験したことはありませんか？

私も実は、社内通訳などとして英語を使う業務20年以上の経験がありながら、時差による失敗を何度もやらかしています…。

本記事では、そんな経験をもとに、時差トラブルを未然に防ぐための基本知識、便利ツール、そして英語表現までを実践的にまとめました。

「うっかり」をなくし、スムーズな国際会議を実現しましょう！

海外とのオンライン会議で失敗しない！よくある時差トラブル事例｜海外とのオンライン会議で本当に起きたミスとは？

オンライン会議でよくあるトラブルの一例としてはこんなものがあります。

夏時間を見落としていた！ 

→ 毎年春と秋に変わる夏時間（DST）を把握していなかったため、会議時間が1時間ズレていた。

日付が違った！

 → 例えば日本時間の月曜朝9時は、ニューヨークでは日曜の夜8時。相手はオフタイムだった。

「金曜の夜」と思ったら、相手は「金曜の朝」だった 

 → 時差の把握が曖昧で、お互い業務時間外に連絡する羽目に。

大の大人が、まさかそんなミスを？という感じがしますが、これらは私が実際に業務をしていて発生したトラブルです。

せっかくメンバー全員集まったにもかかわらず、把握していた時間がばらばらで会議ができなかった…ということは、特にプロジェクト開始初期にはたびたび発生しました。

ほかにも、通信機器のトラブルで会議ができない、会議室がうまく予約できていなかったなど、凡ミスで進捗がとどこおることはよくあります。

ですが、基礎知識を身に着け、事前に確認することでこれらのトラブルは大幅に減らせます！

以下の記事で解説していきます。

海外とのオンライン会議で失敗しない！時差トラブルを防ぐ！オンライン会議前に必ず押さえたい5つの実践対策

海外とのオンライン会議では、以下の点を意識するのがまずは基本です。

相手国が1か国で、日本と相手国の調整だけで済めばラクですが、3か国、4か国、またはAPAC全体というふうに参加国が増えると調整はどんどん難しくなります。

会議設定するだけでも意外と時間をとられるので、毎回同じ情報を調べたりしないで済むようにまとめておきましょう。

会議設定時は「相手の業務時間」を意識する

自分にとって快適な時間でも、相手にとっては早朝・深夜かも？

特にこちらがクライアントで相手が仕事を引き受ける側の場合、相手は強く出られないので配慮が必要です。

GoogleカレンダーやOutlookカレンダーのタイムゾーン機能を活用

会議通知作成時に「他のタイムゾーンを表示」機能を使えば、時差ミスを防ぎやすいです。

日付と時間は必ず明記（JST, PSTなど）

例：”Let’s meet at 10:00 AM JST, which is 6:00 PM PST.”

それぞれ

日本標準時：JST/Japan Standard Time、

太平洋標準時：PST/Pacific Standard Time

の略です。

相手国の標準時を把握しておきましょう。

24時間表記を使うと誤解が少ない

10:00 AM / 22:00 など、できるだけ数字で明示すると失敗が少ないです。

忙しかったり、疲れていたりすると「10:00」「5:00」とだけ記載してしまい、トラブルのもとになる場合があります。

基本中の基本なので

「まあ大丈夫だろう」

と思って怠ると、

「えっ、今日会議じゃなかったっけ？？」

と大騒ぎになることがあります（経験談）。

「これぐらい確認しなくてもいいだろう」

と思わずに確認しておくのが会議成功のコツです。

海外とのオンライン会議で失敗しない！会議設定に役立つおすすめの時差管理ツール4選【無料＆使いやすい】

ちょっとしたコミュニケーションミスを防ぐために、活用したいおすすめの時差管理ツールです。

たとえばアメリカの東海岸、西海岸、それに日本から参加者が集まる！

という場合、何時の開催が適切かがすぐわかるすぐれものです。

いくつか試してみて、自分に合うものを使ってみてください。

海外とのオンライン会議で失敗しない！海外の相手に配慮したスケジューリングのコツ｜文化・習慣・祝日の落とし穴とは？

オンライン会議で失敗しないために、相手に配慮したスケジューリングのポイントです。

相手国の交通事情や気候にも配慮を

日本にいる者同士の会議設定でも基本的に同じですが、

“Is Monday 1PM (your time) available for you and your team?”

といった形で相手の都合を確認することが大事です。

日本人にとっては当然勤務中の時間だろうと思っても、気温の暑い国だと長めに昼休みをとることが多いです（相手国の午後1時に会議を設定しても、集まりが非常に悪かったりします）

また、これも気温の暑い国あるあるですが、朝の出勤が比較的のんびりしているところも。

相手国の朝10時に設定しても、

「〇〇さんは30分遅れます」

とあっさり言われることがあります。

バイクや車での通勤が当たり前の国だと、交通渋滞などは本人の努力だけでは防ぎようがなかったりするので、ある程度仕方ないことかもしれません。。

また、台風の多い国の場合、台風が近づいてきていると政府の閉鎖宣言とともに全員帰宅することも珍しくないです。

早く帰らないと…と思いながらこちらの時間に合わせて会議に参加してくれている場合もあるので、そのあたりも配慮するのがマナーかと思います。

現地の祝日・連休なども事前にチェックする

日本にはない祝日や連休も海外は多いもの。

Outlookカレンダーで指定すれば相手国の祝日を予定表に入れられるので、ひんぱんにやりとりする相手国の祝日の予定などは入れておくと便利です。

ただ、祝日であっても実際本当に休むのかどうかは相手の会社や人次第だったりもするので、直接確認するのも大事。

むこう3か月ぐらいの祝日や連休の予定をお互いに教え合っておくとスムーズです。

特に中華圏の旧正月や、欧米圏のイースターは毎年日にちが固定されていないので確認が必要です。

ほかにも、日本にはない祝日は以下のようにあります。

日本人になじみはなくても、相手国にとっては宗教的に非常に大事な日であることもあります。

海外だと、日本と違って本当にがっつりと2週間ぐらいお休みをとり、そのあいだ一切メールチェックしない人も多いです。

そのため、あわせて主なメンバーの有休の予定も聞いておくといいですね。

特に年末年始はクリスマス休暇などでほとんど連絡がとれなくなることもあります。

海外とのオンライン会議で失敗しない！英語で会議時間を伝えるときの便利フレーズ集｜時差ミスを防ぐ表現例つき

事前にメールなどでオンライン会議の時間を確認するときは、こんなフレーズを使うと便利です。

私はメールの最後に

“See you at next week’s online meeting! Just to confirm, it starts from 1PM on May 15 at your time (2PM JST)”

というふうに書いておきました。

両側の時間を書いておくと配慮と確認になるし、ほかのCCされている日本人スタッフからみてもわかりやすいので。

英語会議への参加が決まるとゆううつ…

どうせまたうまく発言できなくて、一言も話せずに終わるんだろうな…

という人は少なくないですね。

「なぜ英語会議でうまく発言できないか」

「うまく発言するためにどんなトレーニングが必要か」

をいっしょに分析してくれて、確実な実力アップを底上げしてくれる英語会議ドットコムはご存じですか？

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海外とのオンライン会議で失敗しない！まとめ

時差対応は、単なる計算ではなく“国際的な配慮”そのもの。相手の時間や文化に敬意を払う姿勢が、良好なビジネス関係を築くカギとなります。

立場が社内通訳などであったとしても、時差に関する知識が身を助けてくれることは少なくないでしょう。

社内通訳の仕事に興味がある！という人には【【コツ伝授】急に通訳を頼まれた！初めて社内通訳をやるときはどんなアイテムを準備すればいい？】の記事もよく読まれています。

便利ツールを活用しつつ、心配りを忘れず、スムーズな国際会議を実現しましょう！