【コツ満載】初めて社内通訳を頼まれたけど、こんな時どうする?来客アテンドで喜ばれたことまとめ

社内通訳

この記事はアフィリエイト案件を含みます

英語学習者
英語学習者

突然社内通訳を依頼されたけどどうしよう?

英語学習者
英語学習者

通訳だけでなく、流れで来客のアテンドもやることになりそう…

未経験であっても、英語を勉強していると、社内通訳をやってほしいと頼まれることがあるかもしれません。

英語を使うチャンス!とはいえ、通訳未経験だといろいろと悩むことがあるかもしれません。

プロの通訳を外注する場合と、社内通訳をする場合には大きな違いがあります。

それは通訳者が社内の人間か、そうでないかということ。

当たり前のようですが、これは大きな違いです。

もし社内通訳を担当する場合。あなたは通訳だけすればいいと思っていても、

周囲は来客のアテンドや会議の準備など、サポートの部分も期待している

という可能性があるのです。

実際にわたしが社内通訳をおこなっていたときでも、

私は通訳だけやります

というわけにはいかず、

  • 会議室の予約
  • オンライン会議の接続テスト
  • 資料作成の手伝い
  • 資料の翻訳手配
  • 来客を社内ツアーに連れて行く
  • 通訳だけでなく会議のファシリテーションもおこなう

などなど、来客と会議のために生じる様々なタスクをいっしょにやることになりました。

通訳に集中できないことを最初には苦しく思いましたが、慣れてくると

「これは先に聞いておこう」

「これを前もって準備すれば当日がスムーズに動く」

と考えて動けるようになってきました。

そこで今回は、

「社内通訳を担当するとき、こんなことをしたら社内の人やお客さんに喜ばれた!」

と感じたことを挙げていきたいと思います。

この記事の信頼性
筆者紹介
筆者紹介
  • TOEIC975点
  • アメリカとカナダの帰国子女
  • 社内通訳・翻訳歴20年以上
  • 海外ドラマや映画から、英語学習に役立つ英語表現を発信しています。

初めての社内通訳で喜ばれるコツ:空港からのアクセスと宿泊先の相談に乗る

海外からの来客がある場合、スケジュールなどをメールでやりとりしていました。

その際、空港からのアクセスと宿泊に便利な場所についてはよく聞かれました。

この時点で、けっこう高い英語力が必要になることは想像に難くないですよね。

そのため、

英語できる人、悪いけど手伝って!

という感じで巻き込まれていきます…。

えみぞう
えみぞう

もちろんGoogle口コミで探せば見当はつけられるのですが、先方はローカル民から話を聞きたいようで、以下の2つはよく質問を受けました。

初めての社内通訳で喜ばれるコツ:空港からどのルートで向かうのが便利かを教える

会社から迎車を出さない場合、お客さんには自分で空港からアクセスしてもらう必要があります。

羽田空港から都内へアクセスする場合はこんな選択肢がありますよね。

  • リムジンバス
  • 一般的なバス
  • 電車
  • タクシー

その中で、

  • どれが一番よく利用されるルートか?
  • どのルートが一番お得で早いか?

といったことを教えてあげると喜ばれました。

初めての社内通訳で喜ばれるコツ:宿泊するならどのエリアが便利かを教える

えみぞう
えみぞう

海外から来日するお客さんは、出張とはいえ、少しは観光もしたいはずですよね。

私はどんなところを観光したいかを聞いて、そのうえで会社へのアクセスにも便利なエリアを選ぶ相談に乗ってあげていました

初めて来日するお客さんだと、

東京に1週間滞在するけど、週末の土曜日は京都、日曜日は箱根に行きたい!

という現実的でないリクエストをしてくることもあるので、地元民として現実的なプランを作ってあげていました。

えみぞう
えみぞう

もし社割がきくホテルがあれば、教えてあげるともちろん喜ばれます。

空港からのアクセスやおすすめの宿泊先などはメールでのやりとりが一度でもあると、別の来客があった場合も使いまわせます。

えみぞう
えみぞう

二回目以降はラクになります!

そのうえ、社内の人にはとても感謝されますよ

初めての社内通訳で喜ばれるコツ:ダイエタリーリクエストを聞いておく

お客さんの来日中は、一緒に食事をすることも多いでしょう。

えみぞう
えみぞう

通訳がいないと会話が進まないので、必然的にあちこちでランチやディナーをご一緒することに…

タダでおいしいご飯が食べられて、英語の勉強もできる!と割り切って同伴していました。

その際、確認しておくとよいのが先方のダイエタリーリクエストです。

ダイエタリーリクエストというのは

食事制限があるかどうか

ということです。

宗教上の理由から特定の食材は食べられないという人もいますし、海外は日本よりもベジタリアンの人が多い印象でした。

徹底したベジタリアンの人だと魚介系の出汁がNGだったりするので、

「和食が食べたい」

というリクエストに応じて和食屋さんに連れて行っても

「かつおで出汁をとっているの?食べられません!」

ということになってしまいます。

えみぞう
えみぞう

和食は意外とベジタリアンNGメニュー多いんですよね。

また、アレルギーで乳製品を受け付けない人などもいます。

それだけ制約があるなら事前に教えてほしかった…と思わないでもありませんが(笑)

ただこういうのってお客さん側からは言い出しづらいものなので、ホスト側からたずねるのが適切なマナーかもしれません。

事前に聞いておくと当日慌てなくてすみますし、お店にメニューのリクエストをしておく余裕も生まれるので、来日前に確認しておくことをおすすめします。

初めての社内通訳で喜ばれるコツ:アイスブレイクを手伝う

英語ができる人が少ない会社の場合、いざ海外からのお客さんが来社して対面しても、

「ハーイ!」

とそれぞれが挨拶したあと、言葉が出てこず間が持たなくて変な沈黙が続く…というときがありました。

えみぞう
えみぞう

その際、アイスブレイクを手伝ってあげるとあとで感謝されることが多かったです!

「時差ぼけはありませんか (Do you have any jet-lags?)」

「飛行機は快適でしたか (How was your flight?)」

「日本の天気はどうですか(How do you find the weather in Japan?)」

といったことを聞いていくうちに、お互いの緊張もほぐれてくるのを感じました。

えみぞう
えみぞう

やりがいはとても大きいです!

ただ、気がついたら通訳だけでなく会議参加者全員のお世話係と化していた…なんてこともあるので、自分のキャパシティも考えて、可能な範囲で対応しましょう

初めての社内通訳で喜ばれるコツ:社内ツアーをしてあげる

わざわざ海外から来日されたお客さんとは、数日間にわたって会議をすることが多いです。

そのため社内にいる時間が長いのと、自社のことを知ってもらうのを兼ねて、

「よかったら社内を案内しますよ (I would like to give you a quick tour of the office)」

と伝えて簡単に社内ツアーをしていました。

  • お手洗い
  • 自動販売機
  • 喫煙場所(必要なら)
  • 社員食堂
  • 最寄りのコンビニ
  • 関係者のデスクの場所

などを簡単に案内をしていました。

えみぞう
えみぞう

会議に参加する人のデスクの場所も教えておくと、来客者が迷子になってしまった場合や、社内の人間をつかまえたいときに便利です。

何か困ったことがあって担当者を探しているときに安心だし、デスクに置いてあるものなどはその人の個性が出るので、話のネタにもなっていました。

初めての社内通訳で喜ばれるコツ:写真入りメニューがある店で食事をする

社内通訳は会議の合間の食事や、仕事が終わったあとの接待への同伴を依頼されることも多いです。

どんなお店に行くかについてはちゃんと決まっている場合もあれば、担当者が忙しすぎてそこまで気が回っていない場合も多々あります。

その場合はお店選びを手伝ってあげると喜ばれますが、

・食品サンプルが展示してある店

・メニューに料理の写真が載っている店

を選んでいました。

えみぞう
えみぞう

一番の理由としてはどんな料理か一目でわかることと、料理の内容をいちいち通訳しなくて済むからです。

また日本の食品サンプルの精巧さは海外で有名なので、見て喜ばれるということもありました。

初めての社内通訳で喜ばれるコツ:まとめ

社内通訳を担当するとき、来客アテンドで喜ばれたことまとめ
  • 空港からのアクセスと宿泊先の相談に乗る
  • ダイエタリーリクエストを聞いておく
  • アイスブレイクを手伝う
  • 社内ツアーをしてあげる
  • 目で見て分かりやすいメニューがある店で食事をする

どれもちょっとしたことですが、会議を成功させる一助になると思います。

会議通訳をするときに準備するペンやノートなどについても、「こんなものを用意しておくといいよ」ということを記事にしています。

もちろん英語の実力は日々みがきましょう!

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えみぞう
えみぞう

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